【讨论】谈谈“审核证据”的误区

江南 · 发表于 2005-3-12 17:51:22

【讨论】谈谈“审核证据”的误区

以下这篇《谈谈“审核证据”的误区》之文章的观点您赞同吗？有不同看法吗？

很想听听您的高见！

当前，在以ISO9000为代表的管理体系认证的实施过程中，相当程度地存在表面化、形式化、教条化问题，这不仅削弱了管理体系标准在组织管理中应发挥的作用，也影响了社会和组织对认证的认知程度和认证的声誉。造成这一问题的原因是许多方面的，其中之一是：相当一部分审核人员对审核证据的认识陷入了误区，使得贯标组织不得不大量做表面文章。

ISO9001：2000和ISO19011：2000标准指出，审核证据是“与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息”，但在很多审核员的认识中，记录变成了审核证据的代名词，甚至一些不能被证实的记录也被扩大为审核证据。

早些年的认证行业有这样一句话：写我所做、做我所写、记我所做。目前，这种说法已经落后，甚至是错误的，说白了就是要求组织用文字规定并记载自己的管理活动。如果只是把自己的做法写下来，形成所谓“文件规定”，再按“文件规定”做，这对组织的管理有多大意义？如果做的都要记下来，那么组织要花多少精力在这样的“记录”上，认证岂不变成了“文字游戏”？

导致审核员把记录当成唯一审核证据的另一个原因是：许多人总认为“白纸黑字”比较可靠，而口说当然无凭。记录的优点是一目了然，获取这样的审核证据对审核员来讲相对容易。相比之下，ISO 19011：2002标准指出的收集信息方法，如面谈（可获取事实陈述），需要审核员有清晰的逻辑思维，如对活动的观察（可获取其他信息），需要审核员有敏锐的专业眼光，但这恰恰是很多审核员最为欠缺的。

笔者见过很多审核员出具的不符合项报告，多数写道，“提供不出做了某项工作的证据”（受审核方没有提供审核员希望的记录）。出具这类报告的审核员没有明确自己究竟需要什么样的“审核证据”。确实，受审核方有按照审核员的求证要求提供审核证据的责任，但很多审核员却把这项属于自己的责任强加给受审核方，要其主动举证证实自己做了某项工作。虽然一些体系认证标准要求组织“应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据”（ISO 9001：2000标准<st1:chsdate IsROCDate="False" IsLunarDate="False" Day="30" Month="12" Year="1899" w:st="on">4.2.4</st1:chsdate>条），“组织应保持记录，在对其体系及自身适宜时，用来证明符合本标准的要求”（ISO 14001：1996标准4.5.3条），但从标准要求的角度看，这些必须保持的记录仅限于标准条款中所要求的那些方面。笔者认为，这些标准要求的记录总体上偏重于检查和处置活动中有关信息的记录，希望籍此便于外界了解组织发现改进机会和实施改进的状况。通常，组织会保持某些必须的记录，法律法规（包括其他组织必须遵守的要求）也可能会提出一些保持记录的要求。因此，审核员不应要求受审核方提供超出上述范畴的记录，否则只能驱使组织为迎合审核员的“口味”而把记录的种类和数量不断膨胀，最终走到“凡事要留下痕迹”的极端。

[此贴子已经被admin于2005-9-22 11:33:06编辑过]

victorxu · 发表于 2005-3-12 18:31:20

终于江南老师又出来抛玉了，俺肯定要出来扔砖了！呵呵！

提提自己的一点想法！首先只是部分认同该文章笔者的说法，相信该文章的笔者是在企业里做体系的，而且某些方面我也确实有同感！审核员存在良莠不齐，有少部分审核员确实会存在某些认识上的误区，导致很多企业叫苦不堪，相信这个问题在多个论坛都讨论过！我在此不多说！

我对这句话“写我所做、做我所写、记我所做”还是觉得大家有必要深入理解，难道这句话的意思是单纯的说：只是把自己的做法写下来，形成所谓“文件规定”和“做的都要记下来”吗？？我个人并不这样认为，这句话主要强调的是体系和实际的一种符合性！

而文件仅仅是“白纸黑字”吗？（这方面认同笔者的观点）可能有部分审核员因为能力的欠缺导致认识上的错误，但希望企业也要能有正确的认识，才不会导致双向的误解！

本人对这个“提供不出做了某项工作的证据”审核事实的描述还是比较赞同的，本人在内审中也开过，我只会在找不到任何证据的情况下才这样描述的，而这里的任何证据包括笔者不屑一顾的记录、事实陈述和其他信息！事实上记录的方式也是多样的，不一定是纸面文字的！

但“凡事要留下痕迹”个人还是认为是需要的，就看你是怎么理解痕迹了！

另：个人发现最近接触过的审核员，都越来越不是仅关注纸面记录或文字证据了，而是只要在现场你能提供相关证据证明在控制下，都不会认为是问题，最多给个建议，我对这种方式还是比较认同的！

一点粗浅想法！

szajr · 发表于 2005-3-14 18:53:53

实际上有不少企业很难让审核员寻找出有力的客观证据，为了。。。。。。只能让企业提供，当然无法时，只能“提供不出做了某项工作的证据”作结论了。审核员也难啊！希望企业能够讲出按照体系工作的实际与体系策划的一致就行来

无锡安心 · 发表于 2005-3-15 22:38:13

“提供不出做了某项工作的证据”这句话从开不符合项的角度看没错。因为审核就是要通过“与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息”，来证实其体系的符合性。

如果改成“提供不出做了某项工作的记录”那就有大问题了。

现在的状况是能够有效运行的组织实在不多，培训也不够，审核时也不知道可以提供“事实陈述或其他信息”来证实其符合性。审核员为了取得证据，只有看记录了。

情绪点子 · 发表于 2005-3-15 23:54:20

确实为了"证据"和"记录"伤脑筋。2000版标准更多地强调“有效性”，剔除了94版“写我所做、做我所写、记我所做”形式主义的东西。所以，2000版标准中对于“记录”的要求，相比94版而言，已经是大大减少，更多地代之以“证据”。这对于2000版标准相比94版标准大大增加的内涵而言，实属不易。

“证据”是什么？是“提供信任”，是提供“可供证实”。然而，对于“证据”认定，就远不如“记录”来得那么板上钉钉。中国人外国人有别，审核员你和审核员我也有别。

前一段时间，我将户口从安徽转到珠海：回老家搞计生证明——〉去老婆家搞计生证明——〉去银行借房产证（不好意思，房子按揭的）——〉去落户地居委会搞计生证明——〉去落户地街道搞计生证明——〉去派出所提交资料——〉等待批准——〉拿调查函回老家派出所加意见——〉回老家派出所开未参与X X 功证明——〉珠海开准迁证——〉老家开迁移证——〉拍照片——〉拿体检证明——〉一起提交珠海派出所，数一数，14个步骤，历时8个月。反观美国，我一个朋友的舅妈是美国人，说18岁的时候，她老妈陪他一起去了一趟移民局，口头证明了一下，就拿了护照。

为什么不同？就是我所在的派出所认为白纸黑字加上红印章，才是证据，而美国的移民局认为老妈的口头证言，就可“提供信任”，且“可供证实”，因而足够可信了。

所以，对于前面一个帖子<纠正措施如何实施?>(<a href="http://www.isobbs.net/bbs/dispbbs.asp?boardID=10&ID=1151&page=1" target="_blank" >http://www.isobbs.net/bbs/dispbbs.asp?boardID=10&ID=1151&page=1</A>)的问题，我认为企业一台冲床的模具坏了，产生了不合格品，然后修模了，正常生产了，这个过程就是纠正措施，已经体现了标准8.5.2的思想了，至于证据，《修模记录》，修好的模具，工厂配备的修模工，甚至解释人员联上诚恳的表情，都足够可以“提供信任”、“可供证实”了。

而帖子所说的那位审核员，就有可能这样审核：
审：你们开展了纠正措施了吗？
受审：有
审：把纠正措施报告给我看看
受审：提交报告
审：你们怎么是《不合格品处理报告》？我要的是《纠正措施报告》
受审：我们认为《不合格品处理报告》已经覆盖了纠正措施的要求了呀！
审：这个我不管，反正你们要有至少三份《纠正措施报告》，否则怎么能说明你们符合标准呢？
受审：·#￥%……—

[此贴子已经被作者于2005-3-15 16:13:15编辑过]

victorxu · 发表于 2005-3-16 00:27:03

而帖子所说的那位审核员，就有可能这样审核：
审：你们开展了纠正措施了吗？
受审：有
审：把纠正措施报告给我看看
受审：提交报告
审：你们怎么是《不合格品处理报告》？我要的是《纠正措施报告》
受审：我们认为《不合格品处理报告》已经覆盖了纠正措施的要求了呀！
审：这个我不管，反正你们要有至少三份《纠正措施报告》，否则怎么能说明你们符合标准呢？
受审：·#￥%……—

哈哈哈！不过现在还是有这样的审核员啊！还好最近我遇的少，而且因为我们公司有审核员，真的有这种情况，我们都可以同审核员讨论沟通的！

h1994 · 发表于 2005-3-18 17:22:30

怎么做的，真的会有。难道不看实质内容吗，别胡说了

hjqiu6810 · 发表于 2005-6-25 20:02:53

问题是，如果你修了模，怎样保证同样的故障不再发生？

如果企业真正做到了，一定会有证据的；实际上，有很多企业没有把事情做到实处，在审核时，企图用口头解释过关。

rjxcm · 发表于 2005-7-1 01:49:14

而帖子所说的那位审核员，就有可能这样审核：
审：你们开展了纠正措施了吗？
受审：有
审：把纠正措施报告给我看看
受审：提交报告
审：你们怎么是《不合格品处理报告》？我要的是《纠正措施报告》
受审：我们认为《不合格品处理报告》已经覆盖了纠正措施的要求了呀！
审：这个我不管，反正你们要有至少三份《纠正措施报告》，否则怎么能说明你们符合标准呢？
受审：·#￥%……—

部分公司有“纠正/预防措施控制程序”，并且规定纠正/预防措施的实施方法和形式，但是实际上并没有按规定的方法和形式实施，就可能出现此种情况。这是我见过的很多审核员出现以上场景的原因。

我是雨 · 发表于 2005-7-4 18:52:14

有些审核员太教条

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